Управление документами
в коммерческой компании

Единая
корпоративная
система

Внедрение системы позволяет исключить пересылку документации между подразделениями организации (группы компаний) и обеспечить многопользовательский доступ к информации подразделений, в т.ч. удалённых. Решение создаётся на основе ECM-системы, бесшовно интегрируется с корпоративными информационными системами и обеспечивает предоставление сервисов по работе с документами:

Загрузку, консолидированное и систематизированное надёжное хранение электронных документов и скан-копий

Каталогизацию, учёт оригиналов документов и топографирование — указание места хранения бумажного первоисточника

Автоматизацию бизнес-процессов

Предоставление оперативного доступа к электронным документам через пользовательский интерфейс корпоративных систем

Различные виды поиска и формирование подборок документов по выбранным критериям

Аутсорсинг обработки и ввода документов в систему различных подразделений и служб компании

Внедрение системы существенно расширяет предоставление сервисов по работе с документами в организации. Реализована возможность учёта и поиска оригиналов документов на бумажных носителях с топологической привязкой к месту хранения оригинала.

Система управления
организационно-распорядительной документацией

Оперативный доступ уполномоченными лицами к любому документу, находящемуся в работе или на архивном хранении, гарантированная сохранность электронных копий документов, автоматизация контроля исполнения и учета документов.

На каждой стадии жизненного цикла организационно-распорядительной документации необходимо обеспечивать ее сохранность и доступность для уполномоченных сотрудников. Для этого в рамках реализации решения создается единое структурированное хранилище как электронных документов, первоначально созданных в электронном виде, так и отсканированных бумажных массивов ОРД под управлением специализированной архивной системы, обеспечивающей:



Быстрый поиск необходимых документов

Многопользовательский доступ к данным

Регламентирование доступа к документу и разделам системы

Управление маршрутами движения документов

Создание ссылок между документами

Внесение специальных пометок на скан-копии документов

Выгрузка различных подборок документов

В результате внедрения решения у организации появляется возможность эффективно управлять организационно-распорядительной документацией на всех стадиях ее жизненного цикла — от разработки до сдачи в архив

Преимущества:
Экономия времени работы сотрудников благодаря возможности оперативного поиска нужного документа как по набору атрибутов, так и по контексту
Сокращение времени на исполнение поручений благодаря одновременной работе с одним документом сразу нескольких пользователей
Обеспечение конфиденциальности документации благодаря регламентации прав доступа к документам
Исключение финансовых потерь из-за умышленного или случайного удаления документов
Существенное сокращение, а в ряде случаев исключение процессов изготовления, тиражирования и рассылки бумажных копий документов
Наведение «порядка» и оптимизация затрат на содержание хранилищ бумажной документации
Надежное хранение ОРД в едином электронном архиве с единым управлением
Электронный архив
кадрового делопроизводства
Надёжное хранение кадровой
документации в электронном виде
Повышение эффективности
работы кадровой службы
Выполнение законодательных требований по защите персональных данных в соответствии с ФЗ РФ № 152 «О персональных данных»
Оперативный поиск и формирование пакетов истребованных кадровых документов

Решение обеспечивает перевод документов в электронный вид, хранение электронных и скан-копий бумажных документов и взаимодействие с кадровой учетной системой организации, что существенно повышает эффективность работы кадровой службы и расширяет функции учётных систем

При внедрении электронного архива кадрового делопроизводства, в первую очередь, значительно сокращаются трудозатраты и время поиска кадровых документов. Сотрудник быстро найдет копии приказов о приеме на работу, дисциплинарном взыскании, трудовых договоров и других документов, а также сформирует и распечатает подборку документов по сотруднику, типу документа, временному периоду и другим признакам. В результате упрощается взаимодействие с контролиру­ющими органами, подготовка к проверкам, отработка запросов сотрудников.

Система обеспечивает надёжное и долговременное хранение электронных документов в соответствии со сроками, определенными законодательством, и контролирует сроки хранения.


Автоматизируются процессы управления персоналом. Например, для согласования приказа на изменение должности сотрудника, формируется пакет документов из проекта приказа, результатов оценки профессиональных компетенций, отзыва руководителя и отправляется по маршруту согласования.

Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных