Управление
финансовой документацией

Внедрение системы управления финансовой документацией на базе ЭЛАР Контекст повышает скорость обработки документов и доступа к информации, обеспечивает маршрутизацию и обмен электронными документами, а также организует надежное хранение входящих и исходящих первичных бухгалтерских документов.

ЭЛАР Контекст

Российская ECM-платформа (enterprise content management — управление корпоративным контентом) нового поколения, на базе которой строятся решения по автоматизации и управлению документами любого уровня: от локального электронного архива до распределенной корпоративной системы. Система включена в реестр отечественного программного обеспечения

Преимущества

Система обеспечивает централизованный сбор, хранение и эффективное управление всей бухгалтерской информацией: документами ЭДО и скан-копиями бумажных документов. Решение позволяет ускорить и автоматизировать процессы ввода и обработки документов. Благодаря модулям интеграции доступ к финансовым документам предоставляется непосредственно из ERP и других учетных систем компании.

Гарантирует эффективное взаимодействие и безопасность бизнеса при проведении налоговых проверок за счет быстрого сбора консолидированной отчетности и любых подборок документов. Современная архитектура и масштабируемость платформы позволяют оперативно дорабатывать и тиражировать решение, а также безболезненно увеличивать объемы, обрабатываемых финансовых документов.

Бесплатный доступ к демонстрационному стенду базовой конфигурации электронного архива финансовой документации вы можете получить на сайте

elar-context.ru
Схема решения



Встроенные модули сканирования и индексирования обеспечивают оперативную сортировку и загрузку структурированных пакетов скан-копий в электронный архив, что значительно сокращает время регистрации документов в учетной системе, так как бухгалтеру нет необходимости дожидаться доставки бумажного оригинала. Исходящие документы после возвращения от контрагента автоматически сохраняются в качестве актуальной версии.



Гибкость
внедрения

Предлагаются различные схемы оплаты и лицензирования платформы. На выбор доступны конкурентные или именные лицензии, которые можно купить либо арендовать.

Решение может быть развернуто на корпоративном сервере или предоставлено в качестве облачного архива. Дополнительно мы предлагаем комплексную услугу по внедрению системы и последующему аутсорсингу документационных процессов. Наши специалисты возьмут на себя функции обработки документов и наполнения электронного архива.

С вашей стороны потребуется только сканирование поступающих документов: процессы классификации, обработки, извлечения реквизитов по ключевым полям (в т.ч. на иностранных языках) и верификации данных производятся удаленно операторами ЭЛАР. В течение одного рабочего дня документы загружаются в электронный архив.

Быстрый
старт

Внедрение решения производится по методике быстрого старта, которая предполагает оперативное развертывание типовых конфигураций. Уже через неделю после начала проекта инсталлируется базовый модуль электронного архива, который становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме. Методика быстрого старта позволяет сразу получать выгоды от использования системы, поэтапно увеличивая функциональность решения.

Для расширения базовой конфигурации предусмотрены специализированные функциональные модули, которые можно выбрать в зависимости от поставленных задач.

Например, интеграция с ERP, взаимодействие с операторами ЭДО, автоматизация бизнес-процессов, поддержка юридически значимого электронного документооборота, индивидуальная разработка структуры хранения и карточки документа, внедрение ролевой модели и т.д.

Базовая конфигурация содержит наиболее востребованный набор функций, оптимизирована для простого внедрения и обладает возможностями кастомизации. В отличие от коробочных решений такая конфигурация легко масштабируется и дорабатывается под индивидуальные требования клиента.


Функциональные преимущества
Для сотрудников
  • Удобные функции сканирования и ввода документов в систему электронного архива в любых местах «вхождения» бумаги
  • Централизация учета и быстрая передача электронных копий из территориальных подразделений в случае внедрения распределенного решения (по модели общего центра обслуживания)
  • Автоматизация процессов индексирования документов и связывания данных с проводками учетных систем
  • Удобный поиск и постоянная доступность документов в едином электронном архиве, формирование любых подборок документов по сквозным атрибутам
  • Возможность работы в привычном интерфейсе учетной системы и использование электронных документов без прямого обращения к системе электронного архива, благодаря современным модулям интеграции
Для бизнеса
  • Надежное хранение и аутентичность документов с учетом версионности – операции с контрагентами и все изменения документов протоколируются в системе
  • Значительное ускорение закрытия отчетности
  • Снижение рисков прерывания функциональных процессов
  • Прозрачность бизнес-процессов, контроль производственных задач, внедрение KPI для сотрудников


Функциональные возможности
Удобная загрузка документов в систему

Ввод документов из любых источников: встроенный модуль сканирования позволяет загружать документы в единичном или потоковом режиме и управлять любыми сканирующими устройствами

Пакетное индексирование документов: для оптимизации обработки больших объемов документов используются инструменты OCR распознавания, штрихкодирования и массового редактирования. В случае ручного ввода атрибутивной информации для одинаковых записей используется функция пакетной загрузки – сотрудник один раз заполняет общие атрибуты, и они присваиваются всем документам в пакете

Контроль дубликатов документов: при загрузке документов в электронный архив производится автоматическая сверка атрибутивной информации и данных штрихового кода. При обнаружении дубликатов пользователю показываются оба документа с предложением замены или удаления документа

Быстрый поиск документов в системе

Поиск из электронного архива: промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию за доли секунды по любым сочетаниям запросов – одной строкой по тексту документов и индексной информации или с помощью поисковых форм, которые настраиваются в соответствие с атрибутивной информацией документов

Поиск из ERP: поиск встроенными средствами бухгалтерской учетной системы по документам или пакетам документов с возможностью просмотра отсканированных копий, которые хранятся в электронном архиве и связаны с реквизитами документов в учетной системе

Надежное хранение документов в системе

Карточки документов: для каждого документа или пакета документов в системе создается индексная карточка, содержащая все необходимые реквизиты документа. К одной карточке может быть привязан либо один, либо несколько файлов

Неограниченный объем контента: система хранит и управляет информацией различного вида – скан-копиями, электронными документами и индексными данными. Объем хранилища неограничен, современная архитектура электронного архива не теряет в производительности и легко выдерживает любые нагрузки. В системе предусмотрена работа с электронной подписью для обеспечения юридической значимости электронных документов

Поддержка версионности: при каждом изменении создается новая версия документа и сохраняются все предыдущие. Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию.

Разграничение прав доступа: настраиваемые политики доступа, ролевые модели (поддержка LDAP) и продвинутый учет действий пользователей позволяют контролировать уровни доступа и строить детальные отчеты выполненных операций и изменений документов в системе

Управление сквозными процессами

Автоматизация бизнес-процессов: управление сквозными процессами и гибкая настройка согласования документов в зависимости от задач и прав пользователей, также автоматизируются процедуры классификации и маршрутизации электронных документов, полученных через операторов ЭДО

Контроль передачи документов: в электронном архиве создается опция, отвечающая за формирование отчетов о нарушениях сроков передачи бухгалтерских документов ответственными сотрудниками. Отчеты формируются и предоставляются руководству, они показывают, сколько и каких документов не сдано в отчетный период

Отслеживание сроков хранения: специальный модуль позволяет учитывать сроки хранения бумажных документов в архиве. Для документов с истекшим сроком хранения меняется статус в системе и показывается информационное сообщение

Модуль внеофисного хранения: при передаче функции хранения документов на аутсорсинг специальный модуль электронного архива позволяет делать удаленные заказы оригиналов документов или отсканированных копий, в случае их отсутствия в системе. Запросы отправляются пользователями непосредственно из электронного архива и передаются в WMS систему складского комплекса


Опыт ЭЛАР в оптимизации процессов обработки
финансовой документации
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных