Универсальный
электронный архив

Это доступное и быстрое решение задач по обработке
и хранению корпоративных документов

Система содержит весь необходимый функционал для надежного хранения, безопасного доступа, удобного поиска и просмотра электронных документов разных форматов уже в базовой версии При необходимости платформа масштабируется, в систему добавляется новый функционал, разрабатываются отдельные поисковые карточки, внедряется маршрутизация бизнес-процессов и производится интеграция с корпоративными и внешними системами и сервисами: СЭД, ERP, CRM, операторами ЭДО и многими другими

Лёгкое внедрение
и выгодное сопровождение
Базовая версия внедряется за 1 неделю или доступна сразу в качестве сервиса
Быстрая настройка для хранения и использования документов: финансовых, ОРД, нормативных, спра­вочных, кадровых и прочих
Предоставление услуги по удаленной обработке и загрузке поступающих документов в архив

ЭЛАР Контекст Российская ECM-платформа (enterprise content management - управление корпоративным контентом) нового поколения, на базе которой строятся решения по автоматизации и управлению документами любого уровня: от локального электронного архива до распределенной корпоративной системы. Система включена в реестр отечественного программного обеспечения

Бесплатный доступ к демонстрационному стенду базовой конфигурации электронного архива финансовой документации вы можете получить на сайте

elar-context.ru
Преимущества использования электронного архива


Система позволяет в кратчайшие сроки организовать хранение накопленных документов подразделений, оптимизировать обработку потока входящих документов и осуществить миграцию файл-серверного хранилища.

Благодаря внедрению универсального электронного архива вы получаете высокопроизводительную и защищенную систему для управления скан-копиями и электронными документами любого формата: TIFF, JPEG, PDF, XML, видео/аудио и др.



Электронный архив позволяет оперативно формировать подборки документов в различных разрезах: по контрагенту, сумме, дате, хозяй­ственной операции, по клиенту и оказанной услуге и т.д.
Готовые поисковые формы содержат необходимые атрибуты документов и справочники, которые синхронизиру­ются с учетными системами компании
Поиск документов в системе занимает несколько секунд и больше не будет долгим и сложным




Быстрый
старт

Настройка системы не занимает много времени, компания без промедлений получает положительный эффект от внедрения – оптимизируются бизнес-процессы и повышается эффективность документационного обеспечения


Решение может быть адаптировано для разнообразных задач:

Обработка и хранение первичных бухгалтерских документов: консолидированный электронный архив основных документов и приложений, интеграция с ERP

Организация единого электронного архива клиентских досье: все типы документов по физическим и юридическим лицам, интеграция с АБС

Обработка и загрузка поступающих комплектов документов по финансовым продуктам лизинговых и страховых компаний: заявления, приложения, паспорта, договора и другие документы по физическим и юридическим лицам

Оптимизация делопроизводства, интеграция с СЭД и разгрузка систем электронного документо­оборота от хранения «тяжелых» файлов и электронных документов

Внедрение решения производится по методике быстрого старта, которая предполагает оперативное развертывание типовых конфигураций. Уже через неделю после начала проекта электронный архив становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме.

Гибкость
внедрения

Предлагаются различные схемы оплаты и лицензирования платформы. На выбор доступны конкурентные или именные лицензии, которые можно купить либо арендовать.

Решение может быть развернуто на корпоративном сервере или предоставлено в качестве облачного архива. Дополнительно мы предлагаем комплексную услугу по внедрению системы и последующему аутсорсингу документационных процессов. Наши специалисты возьмут на себя функции обработки документов и наполнения электронного архива.

С вашей стороны потребуется только сканирование поступающих документов: процессы классификации, обработки, извлечения реквизитов по ключевым полям (в т.ч. на иностранных языках) и верификации данных производятся удаленно операторами ЭЛАР. В течение одного рабочего дня документы загружаются в электронный архив.

Функциональные
преимущества

Систематизация и организация надежного консолидированного хранения электронных документов и данных: скан-копий, документов операторов ЭДО, электронных файлов, справочников и реестров

Оперативное развертывания базовой конфигурации системы для быстрого наполнения архива и удобного использования электронных документов

Повышение доступности информации для всех подразделений и сотрудников, в том числе при территориально-распределенной структуре компании

Использование высокопроизводительной ECM-платформы, архитектура которой предназначена для хранения неограниченного объема информации и безопасного размещения данных с учетом версионности и разграничения прав доступа

Преимущества
сервисной модели

Гарантированная обработка и загрузка документов в электронный архив в течение времени, указанного в договоре (например, 1 день с момента получения документов)

Сокращение издержек на обработку и ввод в систему поступающих документов, отсутствие необходимости привлечения штатного персонала компании

Возможность оперативного индексирования больших объемов «сложных» документов: рукописных, с большим количеством атрибутивной информации, для которых обработка внутри компании будет слишком трудозатратна

Быстрое и качественное извлечение необходимой информации из всех документов, загружаемых в электронный архив

Сервисная модель от ЭЛАР
Это профессиональные операторы и специализированные технологии проверки данных, исключающие ошибки ввода. Можно не задумываться о качестве и объемах документов, не проводить предварительную сортировку комплектов – вы предоставляете документы в любом формате, мы классифицируем документы, извлекаем из них значимую информацию и в установленные сроки загружаем базу данных в электронный архив
Преимущества
облачного архива

Для начала использования сервиса не требуется больших первоначальных затрат – калькуляция расходов полностью прозрачна и рассчитывается на несколько лет вперед

Развитые сервисы и возможности промышленной ECM-платформы доступны в режиме 24*7, без затрат на реализацию и поддержку подобного решения в собственной ИТ-инфраструктуре

Настройка базовой конфигурации занимает лишь несколько дней, а само решение может быть адаптировано под ваши индивидуальные требования



Функциональные возможности

Удобная
загрузка:

Ввод документов: ручная загрузка документов из сетевых папок, с компьютеров пользователей, сервера и т.д., открытие и заполнение электронных карточек документов.

В качестве дополнительных модулей для оптимизации обработки больших объемов документов доступны: клиент сканирования, управляющий любыми сканиру­ющими устройствами и пакетное индексирование, включающее инструменты OCR распознавания, штрихкодирования и массового редактирования общих атрибутов.


Надежное
хранение:

Карточки документов: для каждого документа или пакета документов в системе создается индексная карточка, содержащая все необходимые реквизиты документа. К одной карточке может быть привязан либо один, либо несколько файлов

Система хранит и управляет информацией различного вида – скан-копиями, электронными документами и индексными данными. Объем хранилища неограничен, современная архитектура позволяет не терять в произво­дительности и легко выдерживать любые нагрузки. Доступна возможность работы с электронной подписью для обеспечения юридической значимости электронных документов и интеграции с операторами ЭДО.

Поддержка версионности: при каждом изменении создается новая версия документа и сохраняются все предыдущие. Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию.

Разграничение прав доступа: настраиваемые политики доступа, ролевые модели (поддержка LDAP) и продвинутый учет действий пользователей позволяют контролировать уровни доступа и строить детальные отчеты выполненных операций и изменений документов в системе.


Быстрый
поиск:

Поиск из электронного архива: промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию за доли секунды по любым сочетаниям запросов – по тексту документов и индексной информации. Поисковые формы гибко настраиваются в соответствии с атрибутивной информацией документов.

За счет средств интеграции производится поиск из интерфейса внешних информационных систем, при нахождении записи документа в учетной системе можно обратиться к его копии, хранящейся в электронном архиве


Дополнительные
возможности:

Настройка отчетов в различных разрезах: эффективность системы, KPI сотрудников, количество поступивших документов, контроль передачи документов и т.д.

Готовые модули интеграции с внешними информационными системами: MDM, СЭД, ERP, CRM, Office, в том числе SAP, 1С, WSS Docs и другие.

Автоматизация архивной службы: регистрация и учет бумажных документов через систему электронного архива, отслеживание сроков хранения оригиналов.

Модуль внеофисного хранения: при передаче функции хранения документов на аутсорсинг специальный модуль электронного архива позволяет делать удаленные заказы оригиналов документов или отсканированных копий, в случае их отсутствия в системе. Запросы отправляются пользователями непосредственно из электронного архива и передаются в WMS систему складского комплекса.

Управление
бизнес-процессами:

Автоматизация бизнес-процессов: базовую версию электронного архива можно дополнить модулем согласования документов и управления процессами. В зависимости от функциональных задач настраиваются маршруты согласования, уровни процессов и роли пользователей, также автоматизируются процедуры классификации и маршрутизации электронных документов, полученных через операторов ЭДО



Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных