Управление
технической документацией

Централизованный электронный архив на отечественной платформе ЭЛАР Контекст предоставит оперативный доступ к технической документации в электронном виде для всех заинтересованных служб и специалистов.

Внедрение системы существенно сократит стоимость хранения бумажных документов, обеспечит их сохранность и исключит риски безвозвратной утери оригиналов. За счет минимизации обращения к бумажным фондам и повышения доступности информации значительно увеличится эффективность производственных процессов

ЭЛАР Контекст Российская ECM-платформа (enterprise content management - управление корпоративным контентом) нового поколения, на базе которой строятся решения по автоматизации и управлению документами любого уровня: от локального электронного архива до распределенной корпоративной системы. Система включена в реестр отечественного программного обеспечения

Преимущества использования
электронных архивов

Система существенно увеличивает скорость доступа к технической информации и автоматизирует процессы профильного документооборота. Консолидированный электронный архив объединяет различные типы документов – конструкторскую, проектно-сметную, научно-исследовательскую, эксплуатационную, сопроводительную, что обеспечивает непрерывность производственного цикла, формирование необходимых подборок документов и оперативное представление информации для процессов разработки и обслуживания.

Для систематизации и удобной навигации разрабатывается оптимальная структура хранения и поиска: по классификаторам и справочникам, атрибутам и ключевым словам, по принадлежности к изделию или проекту, по привязке к любой сопутствующей документации.

Безопасность документов обеспечивается за счет версионности и разграничения прав доступа, а также благодаря встроенным средствам репликации и защиты. Современная архитектура системы предоставляет возможность хранения неограниченного объема информации без потери производительности и работы с любыми форматами данных – скан-копиями, справочной информацией, файлами из систем проектирования, офисными приложениями, графикой. Наряду с этим, в системе может быть реализован функционал автоматизации учета бумажного архива.

Схема взаимодействия Электронного архива



Гибкие инструменты интеграции позволяют взаимодействовать с любыми внешними приложениями и информационными системами (СЭД, MDM, CAD/CAM, PLM/PDM, ERP), синхронизировать деятельность подразделений и предприятий холдинга, создать единую базу эталонной справочной информации. Электронный архив централизует учет и хранения всего многообразия технической информации компании как в электронном, так и в бумажном виде. Формирует оперативный электронных фонд востребованной информации и страховой электронный фонд долговременного хранения.



Быстрый
старт

Внедрение решения производится по методике быстрого старта, которая предполагает оперативное развертывание типовых конфигураций. Уже через неделю после начала проекта электронный архив становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме. Методика быстрого старта позволяет сразу получать выгоды от использования электронного архива, поэтапно увеличивая функциональность решения.

Типовая конфигурация содержит наиболее востребованный набор функций, оптимизирована для простого внедрения и обладает возможностями кастомизации. В отличие от коробочных решений такая конфигурация легко масштабируется и дорабатывается под индивидуальные требования клиента. При необходимости решение может быть оперативно тиражировано на другие производственные площадки или подразделения холдинга. Для функционального расширения базовой системы предусмотрены специализи­рованные модули, которые выбираются в зависимости от поставленных задач.

Например, интеграция с ERP/CAD/CAM, хранение других типов документов, индивидуальная разработка структуры хранения и карточки документа, внедрение ролевой модели, автоматизация бизнес процессов и т.д.

В случае реализации комплексного проекта, внедрение разбивается на этапы и уже после первого использователи сразу получают возможность работать с документами.

Гибкость
внедрения

Предлагаются различные схемы оплаты и лицензирования платформы. На выбор доступны конкурентные или именные лицензии, которые можно купить либо арендовать.

Решение может быть развернуто на корпоративном сервере или предоставлено в качестве облачного архива.


Функциональные преимущества
Для сотрудников
  • Существенное повышение скорости доступа к информации, ускорение процессов обмена и использования документации, удобное формирование подборок документов
  • Исключение времени ожидания на предоставление документов заинтересованным сотрудникам — все необходимое есть в системе
  • Повышение эффективности функциональных процессов — создание единой среды разработки и управления информацией за счет интеграции электронного архива с системами проектирования, учетными системами, базами данных предприятия и другим смежным программным обеспечением
  • Автоматизация работы сотрудников архивной службы — внедрение централизованного учета бумажного архива
  • Доступность документации для всех заинтересованных сотрудников и подразделений сразу же после загрузки в систему электронного архива
Для предприятия
  • Централизация и систематизация хранения документов и данных — скан копии, электронные документы и справочная информация хранятся в единой системе
  • Повышение эффективности производственных процессов - специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде, возможность постоянного обращения к ключевой информации на всех стадиях разработки
  • Сокращение издержек на содержание бумажных документов, оптимизация хранения и учета архивного фонда, автоматизация процессов передачи документов в архив
  • Безопасность документов и данных, а также исключение риска порчи и безвозвратной утраты бумажных документов за счет создания электронного страхового фонда
  • Рост прозрачности бизнес-процессов и продуктивности взаимодействия подразделений, подрядчиков и территориально-удаленных филиалов в рамках единой системы электронного архива


Функциональные возможности

Удобная загрузка документов в систему:

Встроенный модуль сканирования позволяет загружать документы в единичном или потоковом режиме и управлять любыми сканирующими устройствами. Для оптимизации обработки больших объемов используются инструменты OCR распознавания, штрихкодирования и массового редактирования.

Также реализован контроль дубликатов документов – автоматическая сверка атрибутивной информации и данных штрихового кода при вводе новых документов


Быстрый поиск
документов в системе:

Промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию за доли секунды по любым сочетаниям запросов – одной строкой по тексту документов и индексной информации или с помощью поисковых форм.

Поиск настраивается в соответствие с атрибутивной информацией документов и структуры хранения. Доступен иерархический поиск по рубрикаторам, например, по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые загружаются из внешних информационных систем. Возможен поиск по топографической информации бумажного архива, смешанный поиск по любым комбинациям индексных значений.


Надежное хранение документов в системе:

Для каждого документа или пакета документов в системе создается индексная карточка, содержащая все необходимые реквизиты. Объем хранилища неограничен, современная архитектура электронного архива не теряет в производительности и легко выдерживает любые нагрузки. В системе предусмотрена работа с электронной подписью для обеспечения юридической значимости электронных документов.

Документы различных подразделений или типов хранятся в отдельных разделах, для каждой области создаются собственные справочники и рубрикаторы.

При каждом изменении создается новая версия документа и сохраняются все предыдущие. Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию. Настраиваются политики доступа и ролевые модели (поддержка LDAP).

Платформа ЭЛАР Контекст отвечает всем российским и международным стандартам, система предназначена для построения решений любого уровня. При необходимости доступна версия сертифицированная ФСТЭК по НДВ-4 и в МО РФ для размещения документов с грифом до «совершенно секретно».


Дополнительные возможности

Готовые модули интеграции с внешними информационными системами: MDM, CAD/CAM, PLM/PDM, СЭД, ERP, CRM, в том числе SAP MDM, SAP HR, SAP ТОРО, 1С и другие

Модуль автоматизации бизнес-процессов для разработки, согласования, внесения изменений и контроля исполнения процессов.

Модуль формирования отчетности, который легко настраивается под показатели в различных разрезах: эффективность системы, KPI и т.д.


Дополнительно корпорация ЭЛАР предлагает комплексную услугу:

по единовременному сканированию и наполнению электронного архива документами на этапе внедрения решения. Также мы готовы осуществить поставку профессионального сканирующего оборудования собственной разработки для оснащения участков текущей оцифровки

Бесплатный доступ к демонстрационному стенду базовой конфигурации электронного архива финансовой документации вы можете получить на сайте

elar-context.ru
Опыт ЭЛАР в построении архивов
технической документации
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных