Электронный архив
государственного учреждения

Структурированное хранение электронных информационных ресурсов и их эффективное
использование в рамках документационного обеспечения

Основная отраслевая деятельность учреждения
Функциональная деятельность подразделений и подведомст-венных организаций
Предоставление государственных услуг
Система обеспечивает:

Интеграцию с существующими и проектируемыми системами в части наполнения хранилища, синхронизации справочников и классификаторов и извлечения информации (в т.ч. посредством веб-сервисов)

Структурированное размещение данных и документов — структура подчинена единому индексу и позволяет создать иерархическую систему хранения разнородной информации

Контроль доступа к информации — поддержка многоуровневого (до фрагмента документа) контроля за использованием информационных ресурсов

Сохранность информации — гарантированное долговременное хранение информации без возможности её изменения

Инструментарий поиска информации — широкие возможности по поиску и индексации электронных ресурсов

Состав решения:
Интеграция электронного архива с СЭД и информационной системой (ИС) государственного учреждения для организации полноценного документационного обеспечения
Организация оперативного регламентированного доступа к электронному архиву, в том числе сотрудников подведомственных организаций
Обеспечение взаимодействия с официальными порталами в сети Интернет для публикации открытых данных и подключение к системам текущего ввода для автоматизации наполнения архива

Большинство государственных услуг при их исполнении предусматривают сбор информации из разных источников: собственные ИС организации, документы и сведения, получаемые в рамках межведомственных запросов и через СЭД, и т.д.

Интеграция системы с профильными информационными системами, СЭД и СМЭВ обеспечит доступность необходимой информации, сократит сроки и затраты на реализацию административных регламентов. При этом консолидация ресурсов в одной системе позволит автоматизировать большинство первоочередных госуслуг.
Преимущества
системы

Увеличение количества полностью
автоматизированных госуслуг

Повышение эффективности информационного
взаимодействия органов исполнительной власти региона
за счёт совершенствования организации хранения
и использования электронных документов

Соблюдение нормативных требований по срокам исполнения
межведомственных запросов и повышение качества госуслуг
за счёт реализации доступа к документам и сведениям,
содержащимся в системах с различным уровнем автоматизации

Снижение потенциального риска,
связанного с утратой важной информации

Электронный
архив документов
имущественного
комплекса
организации

Решение обеспечивает документационную поддержку системы автоматизации учета объектов имущества (включая ведение общего реестра имущества организации, контроль бизнес-процессов управления и распоряжения имуществом) благодаря доступу к документам, подтверждающим учетные сведения об объектах имущества.

К базовым функциям системы относится работа с архивным массивом оцифрованных документов через интерфейс систем учёта имущества или напрямую.

Управление структурой имущественного комплекса компании: иерархическая структура разделов хранилища, соответствующая иерархическому представлению (структуре) реестра имущества

Топографирование — указание места хранения бумажного первоисточника

Поиск документов по реквизитам и полнотекстовый поиск

Загрузка и хранение всех типов и видов документов: электронные документы и скан-копии бумажных документов в различных форматах

Отслеживание изменений документов

Доступ и получение необходимых документов через интерфейс корпоративных систем (система учета имущества, СЭД, бухгалтерская учетная система, ГИС)

На основании только учетных данных системы управления имуществом нельзя осуществить сделку купли-продажи, оформление имущественных прав, получение разрешительной документации для строительства и реконструкции, списание объекта. Эти многоходовые процессы требуют формирования комплекта документов (копий документов). Система электронного архива обеспечивает автоматизацию сбора необходимых документов об объектах имущества и автоматическую проверку комплектности.

В электронный
архив загружаются:
  • Бухгалтерская документация по имущественным договорам
  • Прочая документация (проектно-сметная документация, налоговые, лесные декларации, экологическая отчетность и т.д.)
  • Профильная организационно-распорядительная документация
  • Договоры аренды земли и имущества
  • Правоустанавливающие и правоудостоверяющие документы
  • Учётно-техническая документация: электронные документы технического паспорта БТИ, кадастровый план (паспорт) земельного участка, документация технических и эксплуатационных характеристик объектов имущества

Решение обеспечивает привязку электронных документов к сведениям учетных систем управления имущественно-земельным комплексом, к учётным данным бухгалтерских систем. При использовании в организации геоинформационных систем осуществляется привязка загружаемого документа к географическому объекту и позиционирование в слоях ГИС

Преимущества
ЭЛАР Контекст
  • Полное документационное обеспечение деятельности подразделений по управлению земельно-имущественным комплексом и корпоративными отношениями благодаря доступу к исчерпывающей информации об объектах, сделках и правах в электронном виде
  • Повышение эффективности работы с информацией имущественного комплекса и снижение рисков финансовых потерь за счёт сохранения и обновления фактографической информации
  • Снижение стоимости хранения, обслуживания, транспортировки и предоставления бумажных документов
  • Документально подтвержденный контроль за управлением имуществом, доходными и расходными финансовыми потоками, корпоративными отношениями внутри организации
  • Исключение утраты сведений, связанных с имуществом и земельными участками, за счет создания электронного страхового фонда
  • Гарантия безопасного хранения электронных документов и данных
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных