Автоматизация процессов
финансового учета в общих
центрах обслуживания
Общие центры обслуживания (ОЦО) – эффективная модель бизнеса, при которой происходит централизация учетных функций крупных организаций и холдингов
Продуктивность объединения напрямую связана со скоростью принятия документов к учету, в противном случае выгоды от единого сервисного центра сводятся к оптимизации управления, но не к повышению оперативности и надежности обработки документов. Автоматизация процессов ОЦО по обработке первичных бухгалтерских документов на базе решения ЭЛАР Контекст позволяет организовать быструю передачу и обработку, эффективный контроль и надежное хранение, поступающих в единый сервисный центр документов филиальных подразделений или дочерних компаний.
ECM-системы
для общих центров обслуживания
Внедрение единой платформы, интегрированной с ERP, обеспечивающей централизованный сбор и надежное хранение всей бухгалтерской информации: документов ЭДО и скан-копий бумажных документов. Защищенное хранение документов и высокая производительность системы позволят ускорить и автоматизировать процессы ввода и обработки документов территориально-распределенных подразделений, обеспечить быструю доставку информации в ОЦО. Что в свою очередь полностью исключит потерю документов и данных на всех этапах обработки, а также ошибки выполнения учетных функций. Централизованный архив документов и данных на базе ECM-системы сделает возможным оперативный доступ к финансовым документам из различных учетных систем компании.
Гарантирует эффективное межфункциональное взаимодействие и безопасность бизнеса при проведении налоговых проверок за счет быстрого сбора консолидированной отчетности и любых подборок документов.
Дополнительно современные инструменты интеграции и масштабируемость платформы позволят разгрузить, используемые учетные системы без прерывания основных функциональных процессов и безболезненно увеличивать объемы, обрабатываемых документов общих центров обслуживания
старт
Внедрение решения производится по методике быстрого старта. Уже через неделю после начала проекта электронный архив становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме в первых задействованных подразделениях. Затем производится интеграция с бухгалтерской учетной системой, и успешная практика тиражируется на оставшиеся площадки, направляющие документы в ОЦО. Методика быстрого старта снижает привычную стоимость внедрения и позволяет сразу получать выгоды от централизованного электронного архива, поэтапно увеличивая функциональность решения.
решения
Филиалы сразу загружают документы в электронный архив (СЭА). В так называемых фронт-офисах производится подготовка и сканирование бумажных оригиналов, их первичная регистрация в системе по основным атрибутам. Затем электронные копии документов поступают к бухгалтеру в ОЦО, который начинает их обработку – ввод оставшихся атрибутов и формирование проводки в учетной системе. После чего осуществляется автоматическая привязка реквизитов и скан-копий документов в электронном архиве к информации в учетной системе
эксплуатации проекта:
Документы становятся доступны для учета в режиме реального времени
Исключается пересылка бумажных документов, все документы остаются на местах
Существенно возрастает производительность текущей деятельности бухгалтерии
Решение по автоматизации процессов ОЦО на базе ЭЛАР Контекст в кратчайшие сроки обеспечивает компанию надежной и современной инфраструктурой безбумажной бухгалтерии для обработки, движения, использования и хранения документов и информации.
Обеспечение ЮЗДО: хранение ЭЦП и документов ЭДО, сохранение истории изменений, использование утвержденных форматов шаблонов для преобразования XML-файлов для печати и чтения
Интеграцию с учетной системой компании и синхронизацию справочников. Гибкие инструменты интеграции ЭЛАР Контекст позволяют настроить взаимодействие с любыми типами учетных систем: SAP, Oracle, 1C и другими
Установку и настройку системы электронного архива ЭЛАР Контекст
Экспертизу и сбор требований. Разработку индексных и поисковых форм в соответствии с установленными требованиями
Внедрение технологии автоматизации текущего ввода бумажных бухгалтерских документов с помощью сканирования и распознавания
участков ввода
При автоматическом распознавании вся необходимая информация извлекается автоматически. В процессе сканирования производится распознавание текста документа и всех необходимых полей. Индексные данные верифицируются и загружаются в систему электронного архива, затем дублируются в учетную систему после поступления в ОЦО. Бухгалтеру остается только проверить правильность введенных данных и принять документы к учету. Дополнительно можно автоматически производить проверку расчета НДС и введенных в систему финансовых показателей
Штриховой код является уникальным идентификатором документа. Документы собираются в пакеты с помощью штрихового кода. При сканировании бумажного оригинала происходит распознавание штрихового кода, номер которого заносится в новую индексную карточку документа. Отсканированная копия документа остается в архиве и связывается с информацией в учетной системе по штриховому коду