Управление документами
в коммерческой компании
корпоративная
система
Внедрение системы позволяет исключить пересылку документации между подразделениями организации (группы компаний) и обеспечить многопользовательский доступ к информации подразделений, в т.ч. удалённых. Решение создаётся на основе ECM-системы, бесшовно интегрируется с корпоративными информационными системами и обеспечивает предоставление сервисов по работе с документами:
Загрузку, консолидированное и систематизированное надёжное хранение электронных документов и скан-копий
Каталогизацию, учёт оригиналов документов и топографирование — указание места хранения бумажного первоисточника
Автоматизацию бизнес-процессов
Предоставление оперативного доступа к электронным документам через пользовательский интерфейс корпоративных систем
Различные виды поиска и формирование подборок документов по выбранным критериям
Аутсорсинг обработки и ввода документов в систему различных подразделений и служб компании
Внедрение системы существенно расширяет предоставление сервисов по работе с документами в организации. Реализована возможность учёта и поиска оригиналов документов на бумажных носителях с топологической привязкой к месту хранения оригинала.
организационно-распорядительной документацией
Оперативный доступ уполномоченными лицами к любому документу, находящемуся в работе или на архивном хранении, гарантированная сохранность электронных копий документов, автоматизация контроля исполнения и учета документов.
На каждой стадии жизненного цикла организационно-распорядительной документации необходимо обеспечивать ее сохранность и доступность для уполномоченных сотрудников. Для этого в рамках реализации решения создается единое структурированное хранилище как электронных документов, первоначально созданных в электронном виде, так и отсканированных бумажных массивов ОРД под управлением специализированной архивной системы, обеспечивающей:
Быстрый поиск необходимых документов
Многопользовательский доступ к данным
Регламентирование доступа к документу и разделам системы
Управление маршрутами движения документов
Создание ссылок между документами
Внесение специальных пометок на скан-копии документов
Выгрузка различных подборок документов
В результате внедрения решения у организации появляется возможность эффективно управлять организационно-распорядительной документацией на всех стадиях ее жизненного цикла — от разработки до сдачи в архив
кадрового делопроизводства
Надёжное хранение кадровойдокументации в электронном виде
Повышение эффективностиработы кадровой службы
Выполнение законодательных требований по защите персональных данных в соответствии с ФЗ РФ № 152 «О персональных данных»
Оперативный поиск и формирование пакетов истребованных
кадровых документов
Решение обеспечивает перевод документов в электронный вид, хранение электронных и скан-копий бумажных документов и взаимодействие с кадровой учетной системой организации, что существенно повышает эффективность работы кадровой службы и расширяет функции учётных систем
При внедрении электронного архива кадрового делопроизводства, в первую очередь, значительно сокращаются трудозатраты и время поиска кадровых документов. Сотрудник быстро найдет копии приказов о приеме на работу, дисциплинарном взыскании, трудовых договоров и других документов, а также сформирует и распечатает подборку документов по сотруднику, типу документа, временному периоду и другим признакам. В результате упрощается взаимодействие с контролирующими органами, подготовка к проверкам, отработка запросов сотрудников.
Система обеспечивает надёжное и долговременное хранение электронных документов в соответствии со сроками, определенными законодательством, и контролирует сроки хранения.
Автоматизируются процессы управления персоналом. Например, для согласования приказа на изменение должности сотрудника, формируется пакет документов из проекта приказа, результатов оценки профессиональных компетенций, отзыва руководителя и отправляется по маршруту согласования.