Повышение скорости поиска документов и сведений в архиве
Решение позволяет полностью удовлетворить документационную потребность подразделений и обеспечить безопасность хранения бумажных оригиналов за счет использования электронных копий документов. При этом применение RFID-технологий, интегрированных с электронным архивом, делает возможным полный контроль всех процессов, связанных с хранением и перемещением бумажных документов в пределах организации.
![](/local/templates/landing-sgu/assets/img-1.png)
Удобная работа с документами и централизованное электронное хранение
![Полнотекстовый поиск](/local/templates/landing-sgu/assets/img-2.png)
![Регистрационные карточки](/local/templates/landing-sgu/assets/img-3.png)
![Работа на любом устройстве](/local/templates/landing-sgu/assets/img-4.png)
![Гибкая настройка прав](/local/templates/landing-sgu/assets/img-5.png)
![Долговременное хранение](/local/templates/landing-sgu/assets/img-6.png)
![Сканирование и распознавание](/local/templates/landing-sgu/assets/img-7.png)
Поиск бумажных документов в офисе
![](/local/templates/landing-sgu/assets/img-8.png)
![](/local/templates/landing-sgu/assets/img-9.png)
![](/local/templates/landing-sgu/assets/img-10.png)
![](/local/templates/landing-sgu/assets/img-11.png)
Исполнение запросов на выдачу документов
Система электронного архива реализует достоверный научно-справочный аппарат, что позволяет пользователям находить всеобъемлющую информацию о документах, переданных в архив организации и использовать цифровые копии в оперативной деятельности подразделений без необходимости обращения к бумажному архиву. Но в некоторых случаях (проверка, отсутствие цифрового экземпляра) необходимо предоставление бумажного оригинала. Для этого в системе существует возможность формирования электронной заявки на выдачу бумажного дела, которая проходит согласование у руководителя инициатора (маршрут бизнес-процесса настраивается индивидуально) и отправляется в архив на исполнение. Заявка прикрепляется к карточке дела, поэтому сотрудник архива видит реквизиты запрошенного документа и адрес размещения (топография) в хранилище. Если этого недостаточно, то возможен поиск по стеллажам с помощью мобильного RFID-считывателя.
![](/local/templates/landing-sgu/assets/img-12.png)
После нахождения нужного документа, сотрудник архива регистрирует факт выдачи дела путем считывания RFID-метки. После чего в системе электронного архива статус документа меняется на «выданный» и дело записывается на сотрудника, оформившего запрос. Запускается обратный отсчет срока возврата, который контролируется в системе автоматически. При возврате сотрудник архива повторно считывает метку, документ снимается с контроля и возвращается в архивохранилище.
Формирование электронной заявки в системе может быть связано с запросом создания цифровой копии бумажного экземпляра для загрузки в электронный архив и прикрепления к регистрационной карточке дела. В этом случае архивист находит бумажный оригинал и производит сканирования необходимых документов на участке оцифровки. Полученные копии загружаются в систему электронного архива, распознаются и регистрируются. После чего они становятся доступны для использования в работе.
Автоматизация учета фондов
![](/local/templates/landing-sgu/assets/img-13.png)
С помощью RFID проведение инвентаризаций архива не занимает много времени. Архивисту достаточно пройти со считывателем вдоль стеллажей, который принимает сигнал нескольких десятков меток одновременно. Это позволяет в кратчайшие сроки посчитать большое количество единиц хранения и выявить возможные расхождения, сравнив текущее количество единиц с эталонной базой данных.
Также система обеспечивает регистрацию новых поступлений силами сотрудников архива: маркировку дел RFID-метками, регистрацию в электронном архиве, сканирование и прикрепление цифровых копий.
Состав решения
Решение поставляется в виде программно-аппаратного комплекса. Окончательный состав технических средств и услуг прорабатывается на этапе внедрения, исходя из требований заказчика.
Основные компоненты решения:
![Система электронного архива на базе отечественной ECM-платформы ЭЛАР Контекст](/local/templates/landing-sgu/assets/img-14.png)
![RFID-технологии](/local/templates/landing-sgu/assets/img-15.png)
![Модуль страхового фонда](/local/templates/landing-sgu/assets/img-16.png)
![Участок оцифровки](/local/templates/landing-sgu/assets/img-17.png)
![Услуги по оцифровке ретроархива](/local/templates/landing-sgu/assets/img-18.png)
Перечень компонентов решения может быть дополнен или сокращен в зависимости от требований проекта. Услуги по оцифровке ретроархива могут выполняться в виде самостоятельного проекта.
Нам доверяют самые сложные задачи
Корпорация ЭЛАР — европейский лидер по созданию цифровых ресурсов и автоматизации архивных процессов. Наши решения используют более 1000 крупнейших заказчиков в России и СНГ.