Модуль
электронного архива
Это доступное и быстрое решение задач по обработке
и хранению корпоративных документов
Система содержит весь необходимый функционал для надежного хранения, безопасного доступа, удобного поиска и просмотра электронных документов разных форматов уже в базовой версии При необходимости платформа масштабируется, в систему добавляется новый функционал, разрабатываются отдельные поисковые карточки, внедряется маршрутизация бизнес-процессов и производится интеграция с корпоративными и внешними системами и сервисами: СЭД, ERP, CRM, операторами ЭДО и многими другими
и выгодное сопровождение
Базовая версия внедряется за 1 неделю или доступна сразу в качестве сервиса
Быстрая настройка для хранения и использования документов: финансовых, ОРД, нормативных, справочных, кадровых и прочих
Предоставление услуги по удаленной обработке и загрузке поступающих документов в архив
ЭЛАР Контекст Российская ECM-платформа (enterprise content management - управление корпоративным контентом) нового поколения, на базе которой строятся решения по автоматизации и управлению документами любого уровня: от локального электронного архива до распределенной корпоративной системы. Система включена в реестр отечественного программного обеспечения
Бесплатный доступ к демонстрационному стенду базовой конфигурации электронного архива финансовой документации вы можете получить на сайте
elar-context.ru
Система позволяет в кратчайшие сроки организовать хранение накопленных документов подразделений, оптимизировать обработку потока входящих документов и осуществить миграцию файл-серверного хранилища.
Благодаря внедрению универсального электронного архива вы получаете высокопроизводительную и защищенную систему для управления скан-копиями и электронными документами любого формата: TIFF, JPEG, PDF, XML, видео/аудио и др.
старт
Настройка системы не занимает много времени, компания без промедлений получает положительный эффект от внедрения – оптимизируются бизнес-процессы и повышается эффективность документационного обеспечения
Обработка и хранение первичных бухгалтерских документов: консолидированный электронный архив основных документов и приложений, интеграция с ERP
Организация единого электронного архива клиентских досье: все типы документов по физическим и юридическим лицам, интеграция с АБС
Обработка и загрузка поступающих комплектов документов по финансовым продуктам лизинговых и страховых компаний: заявления, приложения, паспорта, договора и другие документы по физическим и юридическим лицам
Оптимизация делопроизводства, интеграция с СЭД и разгрузка систем электронного документооборота от хранения «тяжелых» файлов и электронных документов
Внедрение решения производится по методике быстрого старта, которая предполагает оперативное развертывание типовых конфигураций. Уже через неделю после начала проекта электронный архив становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме.
внедрения
Предлагаются различные схемы оплаты и лицензирования платформы. На выбор доступны конкурентные или именные лицензии, которые можно купить либо арендовать.
Решение может быть развернуто на корпоративном сервере или предоставлено в качестве облачного архива. Дополнительно мы предлагаем комплексную услугу по внедрению системы и последующему аутсорсингу документационных процессов. Наши специалисты возьмут на себя функции обработки документов и наполнения электронного архива.
С вашей стороны потребуется только сканирование поступающих документов: процессы классификации, обработки, извлечения реквизитов по ключевым полям (в т.ч. на иностранных языках) и верификации данных производятся удаленно операторами ЭЛАР. В течение одного рабочего дня документы загружаются в электронный архив.
преимущества
Систематизация и организация надежного консолидированного хранения электронных документов и данных: скан-копий, документов операторов ЭДО, электронных файлов, справочников и реестров
Оперативное развертывания базовой конфигурации системы для быстрого наполнения архива и удобного использования электронных документов
Повышение доступности информации для всех подразделений и сотрудников, в том числе при территориально-распределенной структуре компании
Использование высокопроизводительной ECM-платформы, архитектура которой предназначена для хранения неограниченного объема информации и безопасного размещения данных с учетом версионности и разграничения прав доступа
сервисной модели
Гарантированная обработка и загрузка документов в электронный архив в течение времени, указанного в договоре (например, 1 день с момента получения документов)
Сокращение издержек на обработку и ввод в систему поступающих документов, отсутствие необходимости привлечения штатного персонала компании
Возможность оперативного индексирования больших объемов «сложных» документов: рукописных, с большим количеством атрибутивной информации, для которых обработка внутри компании будет слишком трудозатратна
Быстрое и качественное извлечение необходимой информации из всех документов, загружаемых в электронный архив
облачного архива
Для начала использования сервиса не требуется больших первоначальных затрат – калькуляция расходов полностью прозрачна и рассчитывается на несколько лет вперед
Развитые сервисы и возможности промышленной ECM-платформы доступны в режиме 24*7, без затрат на реализацию и поддержку подобного решения в собственной ИТ-инфраструктуре
Настройка базовой конфигурации занимает лишь несколько дней, а само решение может быть адаптировано под ваши индивидуальные требования
загрузка:
Ввод документов: ручная загрузка документов из сетевых папок, с компьютеров пользователей, сервера и т.д., открытие и заполнение электронных карточек документов.
В качестве дополнительных модулей для оптимизации обработки больших объемов документов доступны: клиент сканирования, управляющий любыми сканирующими устройствами и пакетное индексирование, включающее инструменты OCR распознавания, штрихкодирования и массового редактирования общих атрибутов.
хранение:
Карточки документов: для каждого документа или пакета документов в системе создается индексная карточка, содержащая все необходимые реквизиты документа. К одной карточке может быть привязан либо один, либо несколько файлов
Система хранит и управляет информацией различного вида – скан-копиями, электронными документами и индексными данными. Объем хранилища неограничен, современная архитектура позволяет не терять в производительности и легко выдерживать любые нагрузки. Доступна возможность работы с электронной подписью для обеспечения юридической значимости электронных документов и интеграции с операторами ЭДО.
Поддержка версионности: при каждом изменении создается новая версия документа и сохраняются все предыдущие. Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию.
Разграничение прав доступа: настраиваемые политики доступа, ролевые модели (поддержка LDAP) и продвинутый учет действий пользователей позволяют контролировать уровни доступа и строить детальные отчеты выполненных операций и изменений документов в системе.
поиск:
Поиск из электронного архива: промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию за доли секунды по любым сочетаниям запросов – по тексту документов и индексной информации. Поисковые формы гибко настраиваются в соответствии с атрибутивной информацией документов.
За счет средств интеграции производится поиск из интерфейса внешних информационных систем, при нахождении записи документа в учетной системе можно обратиться к его копии, хранящейся в электронном архиве
возможности:
Настройка отчетов в различных разрезах: эффективность системы, KPI сотрудников, количество поступивших документов, контроль передачи документов и т.д.
Готовые модули интеграции с внешними информационными системами: MDM, СЭД, ERP, CRM, Office, в том числе SAP, 1С, WSS Docs и другие.
Автоматизация архивной службы: регистрация и учет бумажных документов через систему электронного архива, отслеживание сроков хранения оригиналов.
Модуль внеофисного хранения: при передаче функции хранения документов на аутсорсинг специальный модуль электронного архива позволяет делать удаленные заказы оригиналов документов или отсканированных копий, в случае их отсутствия в системе. Запросы отправляются пользователями непосредственно из электронного архива и передаются в WMS систему складского комплекса.
бизнес-процессами:
Автоматизация бизнес-процессов: базовую версию электронного архива можно дополнить модулем согласования документов и управления процессами. В зависимости от функциональных задач настраиваются маршруты согласования, уровни процессов и роли пользователей, также автоматизируются процедуры классификации и маршрутизации электронных документов, полученных через операторов ЭДО