Банки
и финансовые организации

Структурированное хранение электронных информационных ресурсов и их эффективное использование в рамках документационного обеспечения


Управление документами банка:
Интеграция с автоматизированной банковской системой и другими программными продуктами
Соответствие требованиям законодательства РФ и рекомендациям ЦБ РФ
Взаимосвязь между документами по проводимым операциям с документами архива
Гарантии сохранности и аутентичности документов и данных

Консолидированное решение для сбора, обработки и хранения документов и данных на основе корпоративного электронного архива для ведения клиентских досье в электронном виде, хранения документов согласно указанию ЦБ РФ №2346-У и другой информации

Основной принцип решения: консолидация документов операционной деятельности банка в электронном виде, автоматизация хранения и управления этими документами

Централизованная ECM-система Контекст обеспечивает создание различных виртуальных разделов электронного архива и решение специфических задач, актуальных для банковского сектора, которые обычно оформляются в виде отдельных частных решений

Подход в решениях:

Автоматизация архива клиентских досье с контролем сроков действия документов, которые оформляются при запросе на любой продукт из портфеля банка

Создание и согласование кредитных договоров

Автоматизация работы с внешним архивом со службами внеофисного хранения документов

Создание электронного архива документов дня

Обработка запросов регулирующих органов

Система позволяет
реализовать


Ввод и обработку
документов

Автоматизацию перевода бумажных документов в электронный вид и ввода в электронный архив

Загрузку электронных документов, электронных бухгалтерских записей и электронных отчётных форм из баз данных и других информационных систем

Формирование фонда документов, предназначенных для стационарного хранения в электронном виде на отчуждаемых носителях с соблюдением требований Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У

Простые и контролируемые процессы фондирования документов в архиве банка

Хранение, поиск
и управление доступом

Возможность формирования подборок документов по запросам

Доступ пользователей к электронным документам как через интерфейс системы электронного архива, так и через интерфейс других информационных систем

Разграничение доступа к электронным документам в зависимости от должностных прав пользователя

Гарантированную сохранность электронных документов и их защиту от несанкционированного доступа, порчи или искажения

Интеграция

Взаимодействие всех существующих информационных систем финансово-кредитной организации для импорта данных и миграции документов из систем-источников в электронный архив

Для всех документов, загруженных и хранящихся в системе обеспечивается аутентичность электронных копий архивных документов их бумажным оригиналам при любых операциях, проводимых над ними (сканирование, запись, чтение, перемещение, копирование, воспроизведение на устройствах визуального отображения и печати и т.д.).

Функциональные
возможности

Хранение файлов информационных объектов всех типов (txt, doc, rtf, pdf, tiff, jpg, bmp, xls, xml и любых иных форматов)

Использование технологий ограничения доступа к группам документов, отдельным документам, а также к фрагментам документа

Возможность использования модулей электронной подписи и шифрования документов, контроль наличия у документов подписи ответственных должностных лиц банка

Невозможность просмотра документов извне за счёт собственного высоконадёжного формата хранения файлов и развитой системы защиты

Хранение информации о связях между документами

Контроль полноты и достоверности документов в хранилище

Управление правами пользователей, регистрацию их действий и системных событий

Быстрый и удобный
поиск документов

Поиск по реквизитам документов (дата операционного дня, вид и дата документа, номер пачки, структурное подразделение, фамилия регистратора, сумма и т.д.)

Контекстный и полнотекстовый поиск информации

Поиск с использованием специализированной высокопроизводительной поисковой системы ElasticSearch

Поиск непосредственно из автоматизированных банковских систем или на портале банка

Поиск по «дереву» рубрикатора

Интеграция


Осуществляется взаимодействие с АБС, Интернет- и Клиент-банк, системой
международных расчётов S.W.I.F.T., ERP-системой, CRM-системой, приложениями MS Office
и другими информационными системами банка

Текущий
ввод документов

Для перевода в электронный вид и текущего ввода в систему документов в подразделениях банка организуются участки ввода, оборудованные сканерами и специализированным программным обеспечением. Каждый участок ввода реализует функции сканирования, индексирования и верификации документов. Все отсканированные образы полученного массива документов индексируются в ручном или в автоматическом режиме (распознавание) — создаётся база данных учётных и поисковых реквизитов документов.

Обработка документов и наполнение системы может производиться на основе сервисной модели – операторы ЭЛАР в установленные сроки будут осуществлять классификацию и индексирование всех поступающих документов с последующей загрузкой в электронный архив и информационные системы банка

Оцифровка ретрофонда — сложный, трудоёмкий вследствие большого количества документов процесс. Чаще всего нерентабельно организовывать его силами банка. Для сокращения издержек и обеспечения эффективности результата компания ЭЛАР предлагает услуги по массовой оцифровке архивных документов и единовременному наполнению системы электронного архива

Преимущества

Снижение операционных расходов и повышение эффективности деятельности финансово-кредитной организации за счет оптимизации обработки, учета, контроля, поиска и использования документов

Безопасность конфиденциальной информации за счет встроенных технических средств и современной архитектуры ECM-платформы Контекст

Соответствие требованиям законодательства по обязательной отчётности и порядку хранения документов

Оперативное формирование пакетов документов при проведении внутреннего аудита и внешних проверок контролирующими органами

Гарантия сохранности и аутентичности документов и данных

Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных