На 99% - с 8 рабочих часов до 5 минут увеличилась скорость доступа к документации
На 30% сократились трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации
Проведена интеграция с SAP HR, TOPO и MDM, а также WSS Docs и PLM Лоцман
Электронный архив технической документации
Объединенной металлургической компании
Задача
ОМК, это крупный холдинг, существенная доля общего документооборота которого составляет техническая документация с длительным сроком хранения. С ростом производства компания начала испытывать сложности в систематизации хранения документов подразделений. Возросли затраты на содержание архивов, падала производственная эффективность в связи с отсутствием оперативного доступа к информации, автоматизированного учета, централизации и единых политик хранения архивных документов.
Решение
В ОМК было принято решение создать электронный архив, передать оригиналы технической документации на хранение в центральный архив предприятия, а процесс пользования документами автоматизировать и перевести в цифровой вид. Для этих целей была выбрана ECM-платформа ЭЛАР Контекст, которая обеспечила долговременное хранение и оперативный доступ к электронным документам предприятия, а также автоматизировала процессы передачи документов в архив, как в бумажном, так и в электронном виде. В электронном архиве реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM. Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs. Для архивистов автоматизированы процессы регистрации и учета технической документации. Все документы принимаются по описи, которая заводится в системе электронного архива и для электронных, и для бумажных документов. Бумажные документы сканируются и также загружаются в систему. В карточке документов ведется топография размещения бумаги на стеллажах.