»   Электронный архив технической документации Объединенной металлургической компании

Электронный архив технической документации
Объединенной металлургической компании

Электронный архив технической документации Объединенной металлургической компании

ЭЛАР для Объединенной металлургической компании

На 99% - с 8 рабочих часов до 5 минут увеличилась скорость доступа к документации

На 30% сократились трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации

Проведена интеграция с SAP HR, TOPO и MDM, а также WSS Docs и PLM Лоцман

image

Задача

ОМК, это крупный холдинг, существенная доля общего документооборота которого составляет техническая документация с длительным сроком хранения. С ростом производства компания начала испытывать сложности в систематизации хранения документов подразделений. Возросли затраты на содержание архивов, падала производственная эффективность в связи с отсутствием оперативного доступа к информации, автоматизированного учета, централизации и единых политик хранения архивных документов.

Решение

В ОМК было принято решение создать электронный архив, передать оригиналы технической документации на хранение в центральный архив предприятия, а процесс пользования документами автоматизировать и перевести в цифровой вид. Для этих целей была выбрана ECM-платформа ЭЛАР Контекст, которая обеспечила долговременное хранение и оперативный доступ к электронным документам предприятия, а также автоматизировала процессы передачи документов в архив, как в бумажном, так и в электронном виде. В электронном архиве реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM. Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs. Для архивистов автоматизированы процессы регистрации и учета технической документации. Все документы принимаются по описи, которая заводится в системе электронного архива и для электронных, и для бумажных документов. Бумажные документы сканируются и также загружаются в систему. В карточке документов ведется топография размещения бумаги на стеллажах.

Результат

Электронный архив технической документации ОМК позволил снизить риски хищения документов и на 30% сократить трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации. Наряду с этим, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива.
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных