»   Региональная система электронного архива Приморского края

Региональная система
электронного архива Приморского края

Приморский край

ЭЛАР для Приморского края

На 80% - с нескольких дней до нескольких часов сократилось время исполнения запросов

Произведена интеграция с 1С, СЭД «Практика», СМЭВ

Реализован функционал контроля сроков хранения бумажных документов в архиве и формирования форм статистической отчетности (формы 1-ГУ и 1-МУ)

image

Задача

Согласно № 221-ФЗ от 24.07.2007 учетно-техническая документация, хранившаяся в региональных БТИ по закону передается в ведение органов исполнительной власти субъектов РФ. Постоянное хранение таких документов может осуществляться сторонними учреждениями или организациями по договору с регионом. Поэтому в соответствии с постановлением Администрации Приморского края, хранение учетно-технической документации было поручено Краевому государственному казенному учреждению. В задачи учреждения входит деятельность по учету документов и предоставлению сведений и копий учетно-технических документов по запросам государственных органов, физических и юридических лиц. В связи с чем для предоставления гражданам нужной информации заявление должно было пройти несколько этапов согласования. Поэтому образовалась необходимость в сокращении сроков исполнения запросов, а также в обеспечении сохранности учетно-технической документации.

Решение

Для автоматизации этих процессов была внедрена система электронного архива на базе ECM-платформы ЭЛАР Контекст. Внедрение электронного архива существенно преобразило процесс отработки запросов, хранения и использования документации. В системе работают несколько групп пользователей: делопроизводители, юристы, бухгалтера и архивариусы. В системе возможен поиск документов в электронном виде по любым комбинациям значений и атрибутов. Автоматизирован бизнес-процесс согласования и исполнения заявок. Заявители обращаются за услугой любым удобным способом, все запросы попадают в единую систему. Заявка попадает в юридический отдел и бухгалтерию, после согласования суммы оплаты, необходимые копии документов предоставляются заявителю в электронном или распечатанном виде.

Результат

Главный эффект проекта заключается в существенном сокращении сроков оказания услуг по запросам заинтересованных лиц. Помимо этого, обеспечена безопасность и надежное хранение документации, а скорость поиска документов и сведений возросла многократно. Немаловажно и то, что благодаря ускорению отработки запросов, увеличились поступления в местный бюджет.
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных