Автоматизация процессов
общего центра обслуживания Сибирской угольной энергетической компании

Автоматизация процессов общего центра обслуживания Сибирской угольной энергетической компании

ЭЛАР для СУЭК

Интеграция с SAP и 1С, организовано 120 точек текущего ввода

5 региональных центров управления, 75 предприятий (разведка, добыча, транспортировка, переработка, реализация), более 1300 пользователей.

Объем хранения более 28 млн. документов

image

Задача

ОАО «Сибирская угольная энергетическая компания» (СУЭК) — крупнейшее в России угольное объединение и единственная отечественная компания, входящая в десятку лидеров мирового рынка по объемам добычи угля. По мнению руководства ОАО «СУЭК», организация электронного архива для хранения бухгалтерско-финансовой документации позволила бы повысить эффективность управленческой деятельности за счет четкой стандартизации учетных процессов в рамках ОЦО.

Решение

В результате было принято решение о создании электронного архива на базе ECM системы ЭЛАР. Система обеспечивает: долговременное надежное хранение электронных копий первичных учетных документов, оцифровку и оперативный ввод бухгалтерских документов в систему непосредственно на предприятиях заказчика, расположенных в 9 часовых поясах, привязку электронных образов документов к операциям в учетной системе, консолидацию фонда бухгалтерской документации головного офиса и филиалов. Обеспечена централизация всех учетных процессов в единой бухгалтерии (общем центре обслуживания). Сейчас, в регионах собираются сведения из нижестоящих структур (филиалов, подчиненных дочерних компаний и т. д.), а в общем центре хранится информация, необходимая для управления всей группой СУЭК. Все электронные хранилища (регионы и центр) связаны между собой и образуют единое хранилище документов. Для текущего наполнения системы электронного архива документами в ОАО «СУЭК» был организован Центр ввода, оснащенный более чем 100 сетевыми сканерами. Центр является распределенным и географически располагается от Владивостока до Москвы. Ежемесячно производится ввод около 80 тысяч документов. Работа в системе осуществляется на двух уровнях: на первом сотрудники региональных учетных центров обеспечивают сканирование и загрузку в систему первичных бухгалтерских документов. Образы документов попадают в централизованное хранилище, где индексируются в автоматическом, полуавтоматическом или ручном режимах. На втором уровне в головном офисе контролируется правильность заполнения полей, комплектность и осуществляются проводки в учетной системе.

Результат

В результате внедрения системы электронного архива первичной бухгалтерской документации ОАО «СУЭК» добился поставленной цели: создать единую информационную платформу, на которой было организовано слаженное взаимодействие центрального офиса и удаленных подразделений. Эффект от внедрения показал следующие результаты: сбор консолидированной отчетности сократился с 25 до 6 дней, время доступа к документации в регионах сократилось с 10–12 дней до 30 секунд в он-лайн режиме, подготовка и сдача отчетности в центр выполняется он-лайн вместо 7 дней.
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных