»   Автоматизация процессов общего центра обслуживания Сибирской угольной энергетической компании

Автоматизация процессов
общего центра обслуживания Сибирской угольной энергетической компании

Автоматизация процессов общего центра обслуживания Сибирской угольной энергетической компании

ЭЛАР для СУЭК

Интеграция с SAP и 1С, организовано 120 точек текущего ввода

5 региональных центров управления, 75 предприятий (разведка, добыча, транспортировка, переработка, реализация), более 1300 пользователей.

Объем хранения более 28 млн. документов

image

Задача

ОАО «Сибирская угольная энергетическая компания» (СУЭК) — крупнейшее в России угольное объединение и единственная отечественная компания, входящая в десятку лидеров мирового рынка по объемам добычи угля. По мнению руководства ОАО «СУЭК», организация электронного архива для хранения бухгалтерско-финансовой документации позволила бы повысить эффективность управленческой деятельности за счет четкой стандартизации учетных процессов в рамках ОЦО.

Решение

В результате было принято решение о создании электронного архива на базе ECM системы ЭЛАР. Система обеспечивает: долговременное надежное хранение электронных копий первичных учетных документов, оцифровку и оперативный ввод бухгалтерских документов в систему непосредственно на предприятиях заказчика, расположенных в 9 часовых поясах, привязку электронных образов документов к операциям в учетной системе, консолидацию фонда бухгалтерской документации головного офиса и филиалов. Обеспечена централизация всех учетных процессов в единой бухгалтерии (общем центре обслуживания). Сейчас, в регионах собираются сведения из нижестоящих структур (филиалов, подчиненных дочерних компаний и т. д.), а в общем центре хранится информация, необходимая для управления всей группой СУЭК. Все электронные хранилища (регионы и центр) связаны между собой и образуют единое хранилище документов. Для текущего наполнения системы электронного архива документами в ОАО «СУЭК» был организован Центр ввода, оснащенный более чем 100 сетевыми сканерами. Центр является распределенным и географически располагается от Владивостока до Москвы. Ежемесячно производится ввод около 80 тысяч документов. Работа в системе осуществляется на двух уровнях: на первом сотрудники региональных учетных центров обеспечивают сканирование и загрузку в систему первичных бухгалтерских документов. Образы документов попадают в централизованное хранилище, где индексируются в автоматическом, полуавтоматическом или ручном режимах. На втором уровне в головном офисе контролируется правильность заполнения полей, комплектность и осуществляются проводки в учетной системе.

Результат

В результате внедрения системы электронного архива первичной бухгалтерской документации ОАО «СУЭК» добился поставленной цели: создать единую информационную платформу, на которой было организовано слаженное взаимодействие центрального офиса и удаленных подразделений. Эффект от внедрения показал следующие результаты: сбор консолидированной отчетности сократился с 25 до 6 дней, время доступа к документации в регионах сократилось с 10–12 дней до 30 секунд в он-лайн режиме, подготовка и сдача отчетности в центр выполняется он-лайн вместо 7 дней.
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных