»   Автоматизация процессов общего центра обслуживания ГК Градиент

Автоматизация процессов
общего центра обслуживания ГК Градиент

Автоматизация процессов общего центра обслуживания ГК Градиент

ЭЛАР для ГК Градиент

Произведена интеграция с 1С, настроены процессы согласования/отклонения поступающих документов в электронном виде

Обеспечена классификация документов по участкам учета в ОЦО

Настроено автоматическое связывание скан-копий документов из электронного архива с проводками в 1С

image

Задача

«Градиент» - одна из ведущих дистрибуторских компаний России в области потребительских товаров повседневного спроса (FMCG), является официальным дистрибутором более чем 100 зарубежных и отечественных производителей. Компания решила передать учетные функции бухгалтерии в единое внутреннее сервисное подразделение, которое смогло бы забрать и сосредоточить в своих руках трудозатратные и дорогие бизнес-процессы предприятия.

Решение

В качестве программной платформы для автоматизации деятельности ОЦО была выбрана отечественная ECM-система ЭЛАР Контекст. Сегодня система успешно функционирует по всей структуре холдинга. На базе ECM автоматизированы филиалы и общий центр обслуживания. Обеспечены процедуры загрузки поступающих комплектов. Реализованы процессы проверки и согласования новых документов между ОЦО и региональными подразделениями. Налажена интеграция с системой 1С для поиска копий документов непосредственно из интерфейса учетной системы. За каждым филиалом закреплен свой участок учета в ОЦО. Сотруднику бухгалтерии в ОЦО приходит уведомление о поступлении документов по закрепленному за ним участку. Бухгалтер переходит в ECM-систему, выполняет проверку поступившей документации и при необходимости отправляет ее на доработку. Электронные копии из архива ECM по штрих-коду привязываются к карточке в 1С.

Результат

Внедрение ECM-системы позволило компании «Градиент» автоматизировать процессы централизованной обработки финансовых документов распределенного холдинга. Создать единое окно доступа к документации в электронном виде, что обеспечило сотрудников компании источником получения достоверной информации. Остались в прошлом издержки на логистику документов, низкая скорость поиска информации, формирования подборок и отчетности.
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных