»   Создание электронного архива кадровой документации ТНК-ВР

Создание электронного
архива кадровой документации ТНК-ВР

Создание электронного архива кадровой документации ТНК-ВР

ЭЛАР для ТНК-ВР

Интеграция с SAP HR

Произведена залповая оцифровка и загрузка фонда кадровых документов

Созданы участки сканирования текущих поступлений на базе профессионального оборудования ЭЛАР

image

Задача

Большой объем документов, который сопровождает процессы кадрового делопроизводства, не позволяет быстро найти нужные материалы, что приводит к снижению эффективности работы кадрового департамента. Кроме того, дорогие офисные площади занимаются под лежащую мертвым грузом бумагу.

Решение

Для решения этих задач была выбрана система электронного архива на ECM платформе ЭЛАР. В рамках проекта была произведена интеграция с SAP HR и оцифровка фонда кадровых документов силами специалистов ЭЛАР. Также были оборудованы участки текущего ввода документов на базе специализированных сканеров ЭЛАР. Внедренная система электронного архива предоставила сотрудникам кадрового департамента ОАО «ТНК-BP Менеджмент» широкие возможности для работы с электронными документами, среди которых: надежное долговременное хранение, сохранение полной истории изменений документов, оперативный поиск документов, формирование выборок документов, автоматическое заполнение части индексных полей данными из SAP, формирование отчетов. Благодаря интеграции система позволила организовать работу с документами электронного архива из привычного интерфейса SAP HR. В системе было уделено большое внимание безопасности, что помогло выполнить требования законодательства по персональным данным сотрудников ОАО «ТНК-BP Менеджмент». Для назначения прав доступа пользователей используются правила безопасности, применяемые в SAP R/3.

Результат

Реализация проекта обеспечила легкий и быстрый поиск необходимых документов и данных, что существенно упростило работу кадровой службы.
Версионность документов и данных: версии гарантируют сохранность и достоверность информации, позволяют посмотреть историю изменений документов, справочников и индексных карточек
Мультиввод данных: поддержка автоматической потоковой загрузки, управления сканерами и ручного ввода документов из любых источников
Работа с секретной информацией: платформа подготовлена для аттестации ФСБ и к работе с секретными документами
Надежная защита и безопасность: защита информации от несанкционированного доступа и взлома: протоколирование всех операций в системе, разграничение прав доступа, сертификация ФСТЭК, шифрование документов и поддержка ЭЦП
Кроссплатформенность и отказоустойчивость: система работает в кластерной структуре, серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, что обеспечивает бесперебойную работу в любых условиях
Встроенная система поиска: интеллектуальный поисковый движок позволяет за доли секунды находить информацию из сотен миллионов документов
Объединение документов в пакеты: вы можете связывать различные документы для удобной работы и поиска информации
Программная библиотека SDK: позволяет самостоятельно развивать и дорабатывать систему без привлечения разработчика
Средства интеграции: SOAP сервисы и модули-адаптеры для легкой интеграции с внешними системами (ERP, СЭД, CRM, порталами и т.д.) и быстрой миграции данных