Создание электронного архива
Переход к работе с цифровыми копиями документов и дел
Автоматизация архивных процессов
Учет мест и сроков хранения, контроль движения документов
Регламентация и унификация доступа к документам
Разграничение прав и контроль использования документов
Эффективный учет бумажных дел
Маркировка дел RFID-метками для автоматизации инвентаризаций, поиска, приема и выдачи

Повышение скорости поиска документов и сведений в архиве

Решение позволяет полностью удовлетворить документационную потребность подразделений и обеспечить безопасность хранения бумажных оригиналов за счет использования электронных копий документов. При этом применение RFID-технологий, интегрированных с электронным архивом, делает возможным полный контроль всех процессов, связанных с хранением и перемещением бумажных документов в пределах организации.

Быстрый поиск документов
Поиск в разрезе документов и дел в удобной структуре хранения, система хранит всю информацию о документах, как в бумажном, так и в электронном виде
Автоматизация бизнес-процессов
Формирование заявок на доступ или выдачу документов архива и гибкая настройка цепочки согласования заявок с привлечением необходимых должностных лиц
Отработка запросов на выдачу бумажных документов
Система позволяет автоматически зарегистрировать факт выдачи или возврата документа, ведется полный контроль перемещения документов с отображением актуального статуса по наличию или изъятию документов, информации по держателям и срокам возврата
Автоматизация поиска и учета бумажных документов
С помощью RFID-считывателей производится быстрый поиск нужных документов на стеллажах, автоматическая инвентаризация и обнаружение недостающих единиц хранения, в том числе с возможностью поиска забытых в подразделениях документов

Удобная работа с документами и централизованное электронное хранение

Полнотекстовый поиск
Полнотекстовый поиск
Поиск по тексту документов и работа с электронными копиями в удобном формате (PDF, PDF\A) с созданием гиперссылок и оглавлений
Регистрационные карточки
Регистрационные карточки
Создание достоверного поискового аппарата на основе актуальных атрибутов документов и дел
Работа на любом устройстве
Работа на любом устройстве
Клиентская часть электронного архива поддерживает любые браузеры («тонкий» клиент) и имеет встроенный просмотровщик на 300+ форматов файлов
Гибкая настройка прав
Гибкая настройка прав
Настройка ограничений на скачивание, печать или просмотр электронной копии в зависимости от должностных полномочий
Долговременное хранение
Долговременное хранение
Организация страхового фонда с помощью поддержки внешних СХД, в том числе оптических библиотек с гарантированным сроком хранения до 50 лет
Сканирование и распознавание
Сканирование и распознавание
Организация участков оцифровки бумажных документов на базе специализированного сканирующего оборудования для пополнения электронного архива с функциями распознавания текста

Поиск бумажных документов в офисе

Использование RFID-считывателей, интегрированных с системой электронного архива, в виде удобных мобильных устройств с предустановленным программным обеспечением позволяет найти документы в любой точке офиса, где бы они не находились. Таким образом решение существенно повышает контроль исполнительской дисциплины.
Адаптированная для офисного применения технология и широкий диапазон покрытия считывателей предоставляют возможность искать промаркированные RFID-метками дела, забытые в ящиках столов, на полках или соседних кабинетах. Достаточно найти необходимые документы в системе электронного архива, выгрузить список на мобильный RFID-считыватель и запустить функцию поиска.
Сотрудник, перемещаясь по коридору, будет производить сканирование офисного периметра и, в случае, обнаружения дела считыватель подаст звуковой сигнал и на дисплее появится шкала интенсивности.
При приближении к искомому документу звук будет усиливаться, и графическая шкала покажет пиковый уровень интенсивности, сигнализируя об обнаружении документа. Для повышения точности поиска и исключения помех — мощность считывателя регулируется.

Исполнение запросов на выдачу документов

Система электронного архива реализует достоверный научно-справочный аппарат, что позволяет пользователям находить всеобъемлющую информацию о документах, переданных в архив организации и использовать цифровые копии в оперативной деятельности подразделений без необходимости обращения к бумажному архиву. Но в некоторых случаях (проверка, отсутствие цифрового экземпляра) необходимо предоставление бумажного оригинала. Для этого в системе существует возможность формирования электронной заявки на выдачу бумажного дела, которая проходит согласование у руководителя инициатора (маршрут бизнес-процесса настраивается индивидуально) и отправляется в архив на исполнение. Заявка прикрепляется к карточке дела, поэтому сотрудник архива видит реквизиты запрошенного документа и адрес размещения (топография) в хранилище. Если этого недостаточно, то возможен поиск по стеллажам с помощью мобильного RFID-считывателя.

После нахождения нужного документа, сотрудник архива регистрирует факт выдачи дела путем считывания RFID-метки. После чего в системе электронного архива статус документа меняется на «выданный» и дело записывается на сотрудника, оформившего запрос. Запускается обратный отсчет срока возврата, который контролируется в системе автоматически. При возврате сотрудник архива повторно считывает метку, документ снимается с контроля и возвращается в архивохранилище.

Формирование электронной заявки в системе может быть связано с запросом создания цифровой копии бумажного экземпляра для загрузки в электронный архив и прикрепления к регистрационной карточке дела. В этом случае архивист находит бумажный оригинал и производит сканирования необходимых документов на участке оцифровки. Полученные копии загружаются в систему электронного архива, распознаются и регистрируются. После чего они становятся доступны для использования в работе.

Автоматизация учета фондов

С помощью RFID проведение инвентаризаций архива не занимает много времени. Архивисту достаточно пройти со считывателем вдоль стеллажей, который принимает сигнал нескольких десятков меток одновременно. Это позволяет в кратчайшие сроки посчитать большое количество единиц хранения и выявить возможные расхождения, сравнив текущее количество единиц с эталонной базой данных.

Также система обеспечивает регистрацию новых поступлений силами сотрудников архива: маркировку дел RFID-метками, регистрацию в электронном архиве, сканирование и прикрепление цифровых копий.

Состав решения

Решение поставляется в виде программно-аппаратного комплекса. Окончательный состав технических средств и услуг прорабатывается на этапе внедрения, исходя из требований заказчика.

Основные компоненты решения:

Система электронного архива на базе отечественной ECM-платформы ЭЛАР Контекст
Система электронного архива на базе отечественной ECM-платформы ЭЛАР Контекст (реестр отечественного ПО № 4144 от 11.12.2017)
Основная программная платформа, позволяет объединить все компоненты решения — обеспечивает работу RFID-оборудования, быстрый поиск сведений и документов, безопасное хранение и использование как бумажных, так и цифровых копий документов
Является сертифицированным ФСТЭК средством защиты информации
RFID-технологии
RFID-технологии
Набор оборудования и ПО: считыватели, метки. Позволяют обеспечить автоматизированный учет бумажных фондов и регистрацию новых поступлений
Модуль страхового фонда
Модуль страхового фонда
Специализированное оборудование, интегрированное c системой электронного архива, для передачи на долговременное хранение страховых копий, документов постоянного срока хранения и невостребованных фондов. Гарантированный срок хранения до 50 лет.
Участок оцифровки
Участок оцифровки
Организация участка сканирования на базе профессионального отечественного оборудования ЭЛАР (сканеры ЭЛАР включены в реестр РЭП) для оцифровки сшитых дел и скоростной оцифровки расшитой документации. Подобный участок необходим для регулярного пополнения электронного архива и организации самостоятельных работ по переводу накопленного архива в цифровой вид. Количественные и качественные характеристики сканеров подбираются, исходя из задач и объема текущих поступлений. Сканирующее оборудование ЭЛАР полностью соответствует стандартам ISO, FADGI, Metamorfoze, рекомендациям Росархива и требованиям Минпромторга.
Услуги по оцифровке ретроархива
Услуги по оцифровке ретроархива
Корпорация ЭЛАР специализируется на оказании услуг по массовому сканированию архивных документов. С высоким качеством и в установленные сроки специалисты компании переведут в цифровой вид любые объемы накопленных бумажных документов: проведут экспертизу и архивную обработку фондов, выполнят потоковое сканирование и создадут индексно-поисковую базу данных, после чего загрузят полученные результаты в систему электронного архива. Все работы выполняются только на профессиональном оборудовании собственной разработки с учетом рекомендаций Росархива и требований ГОСТ.

Перечень компонентов решения может быть дополнен или сокращен в зависимости от требований проекта. Услуги по оцифровке ретроархива могут выполняться в виде самостоятельного проекта.

Нам доверяют самые сложные задачи

Корпорация ЭЛАР — европейский лидер по созданию цифровых ресурсов и автоматизации архивных процессов. Наши решения используют более 1000 крупнейших заказчиков в России и СНГ.

Узнать подробнее